+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Можно ли сдать кадровые документы в архив

Можно ли сдать кадровые документы в архив

Документы кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению , а по окончании установленного срока хранения — уничтожению. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения должна быть создана экспертная комиссия. Комиссия дает рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам фирмы по вопросам:. Все решения экспертной комиссии по хранению или уничтожению документов вступают в силу только после их утверждения руководителем фирмы.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Памятка по подготовке и передаче документов в архив

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Архив документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций — источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:. На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения.

В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций — источников комплектования архива. Договор должен быть правильно оформлен и подписан лицами, имеющими необходимые полномочия. Договор составляется в 2 экземплярах:. При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению.

Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату.

Следующее преимущество: если ликвидируется организация — источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.

Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться.

Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:. Обратите внимание на п. Здесь есть неточность , и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства. Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства. Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация , то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Итак, при ликвидации организации без правопреемника первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация. Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ.

Ваш главный аргумент — документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.

Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то Закон настаивает 4 , чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, то есть оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий ликвидационная комиссия , порой ему приходится оплачивать услуги сторонних специалистов для выполнения этой работы 5.

Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе. Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив.

Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу.

Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:.

Если коротко, то на постоянный учет в архивы ставят, как правило, крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества. Малые предприятия смогут передать свои документы на хранение в архив только после ликвидации и отсутствия правопреемника и вышестоящей организации. Скорее всего, их документы будут принимать в муниципальный архив.

Во-первых, необходимо обратиться с этим вопросом в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия отталкиваться надо от юридического адреса, указанного в учредительных документах. Это шаг 4 описанного выше алгоритма. Но письмо может быть составлено и иначе — с вопросом о том, в какой архив сдавать документы. Первое обращение может быть и по телефону, и письменным с личным визитом тогда на своем экземпляре письма попросите оформить отметку о его получении архивом.

Все эти отказы нужно коллекционировать и потом обращаться:. Итак, если архивные учреждения отказали вам по каким-то основаниям в принятии документов на хранение, стоит обратиться сначала в их вышестоящую организацию и только потом идти в суд, приложив к заявлению и материалам дела все документы, подтверждающие досудебный порядок урегулирования спора.

Анализ судебной практики выявляет следующий лейтмотив. Если возникает спор с архивом о приеме документов ликвидированной организации им на хранение, то задача суда — установить, к какой форме собственности относятся документы этой организации. От ответа на данный вопрос зависит, какой архив — государственный или муниципальный — обязан принять документы. При этом суды учитывают и социальную направленность хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате граждан личных дел, лицевых счетов и т.

Большинство судебных споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных государственных предприятий или тех, что были выведены из государственной собственности в частную путем приватизации. Ситуацию часто усугубляют:. Есть еще один важный вопрос: что делать с документами временного хранения, срок хранения которых не истек к моменту ликвидации организации? Если есть правопреемник, то данные документы передаются ему на дальнейшее хранение.

Если нет правопреемника, но есть вышестоящая организация, то данные документы передаются ей. Если нет правопреемника и вышестоящей организации, этот вопрос следует решать с архивом, в который будут передаваться документы постоянного хранения и по личному составу.

Архив подскажет, как и с кем оформить эту процедуру в соответствии с пунктом 9. Рассмотрим вариант передачи документов небольшого ООО. Если деятельность ликвидируемой организации представляет научно-практическое и историческое значение, то архив поможет определить, какие еще документы необходимо передать на постоянное хранение. Но если деятельность ликвидируемой организации не представляет значимого интереса, то, возможно, документы постоянного хранения вообще не будут приниматься в архив 6.

А вот документы по личному составу ликвидируемой организации не имеющей вышестоящей структуры, правопреемника архив в любом случае обязан принять 7. Именно эти документы придадут уверенности гражданам бывшим работникам организации в завтрашнем дне. Если лицевые счета и расчетно-платежные ведомости утрачены, то вместо этих документов необходимо включить в опись по личному составу другие документы с аналогичной информацией: налоговые карточки, декларации, сведения о доходах физических лиц.

Допустим, были утрачены расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты за май года. Поэтому нужно внести в опись заменяющие документы, например, сведения о доходах физических лиц за год, чтобы восполнить утерянную информацию.

Благодаря такой замене граждане, оформляющие пенсию, не пострадают. Если же ликвидируемая организация достаточно крупная, то, возможно, архив потребует передать на хранение еще какие-то документы.

Соединять дела постоянного хранения и по личному составу в единую опись категорически запрещено! Здесь и далее мы будем так обозначать Федеральный закон от Вернуться назад. Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от Да и пункты 9.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Например, московские организации документы по личному составу могут сдать в Центральный государственный архив трудовых отношений г.

Он расположен по адресу : , Москва, ул. Профсоюзная, д. Телефоны: 8 33 50, 67 86, 56 Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны.

Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают.

Повторите пароль. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор. Введите логин или Email. Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя.

Как сдать свои документы в госархив? Рейтинг 5 0 комментариев просмотров. Рудина Наталья генеральный директор архивной фирмы, www. Соответственно, правообладатель реализует все сопряженные с этим обязанности. Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения п.

Кроме того, в силу юридического смысла пункта 2 статьи Гражданского кодекса РФ документы являются неотъемлемой частью имущества любого предприятия, так как предназначены для его деятельности и непосредственно с ней связаны. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов то есть изучения документов на основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом.

В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ. Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела, архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Эта работа проводится по следующему алгоритму: Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.

Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций: действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также проявивших инициативу по их включению в Списки на основании письма организации-заявителя. Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.

Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива без заключения договора и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника. На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности государственная, муниципальная, частная.

Сдача кадровых документов в архив

Передаем документы кадровой службы в архив. Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.

Решение принято: компания ликвидируется. Но, к сожалению, это еще не конец. Впереди вас ждет болезненный процесс расставания с ее богатым прошлым: начиная от выплат задолженностей и заканчивая сверкой отчетности с налоговыми органами.

Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи. В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

Что делать с документами при ликвидации компании

Активировать демодоступ. Это последняя проблема, возникающая на пути ликвидации юридического лица — куда деть все документы? Как их подготовить, чтобы их приняли на хранение? Вопросы эти не урегулированы законодательно, но решать их придется. Ликвидация предприятия — процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов — распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Законодательство отвечает на него достаточно четко — безусловно, нужно. Вопрос — какие. Приказом Минкультуры России от И они немалые — постоянные, 75 лет, 5 лет.

Хранение кадровых документов

Акция месяца 8 88 Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Б. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Борис АЛЬБРЕХТ , заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России. Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив.

Как сдать свои документы в госархив?

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций — источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:.

Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно. При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства. То есть, оформлением должны заниматься только квалифицированные сотрудники. Мы в facebook.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

.

Как производится сдача документов в архив при ликвидации лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Осип

    Савчук Ю.П. Комітет з питань запобігання і протидії корупції

© 2018-2019 sgk-mos.ru